Calculer les charges d'un locataire : Méthodes, régularisation et exemples concrets

La gestion des charges locatives constitue une étape importante pour les propriétaires bailleurs, car elle permet de garantir une répartition équitable des dépenses liées à l’entretien et à l’utilisation du logement. La connaissance de ces charges est essentielle pour éviter des litiges et maintenir une bonne relation entre le propriétaire et le locataire.

Nous verrons ici comment calculer les charges locatives, les procédures de régularisation, et illustrerons tout ça par des exemples détaillés. Que vous soyez propriétaire d’un logement neuf ou ancien, destiné à la location nue ou meublé, ce guide vous fournira les clés pour déterminer les charges locatives de manière précise et conforme à la législation en vigueur.

Bien comprendre les charges locatives récupérables

Les charges locatives récupérables sont des frais engagés par le propriétaire pour le fonctionnement, l’entretien, et l’utilisation des parties communes d’un immeuble ou d’une maison, qui peuvent être répercutés sur le locataire. Ces charges sont strictement définies par la loi afin de protéger les locataires contre des imputations abusives. En général, elles comprennent les dépenses liées :

• À l’entretien des parties communes (ex. : nettoyage, électricité, ascenseur),
• À l’eau et au chauffage collectif,
• Aux espaces extérieurs (ex. : jardinage, entretien des allées),
• À certaines taxes, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Il ne faut pas les confondre avec les charges déductibles qui sont, elles, déduites des impôts ou des recettes locatives.

Dans la loi ça donne quoi ?

En France, le cadre légal des charges locatives récupérables est principalement régi par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Ce décret fixe de manière exhaustive la liste des charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire. Il est important pour les propriétaires de se familiariser avec ce texte afin de s'assurer qu'ils respectent les obligations légales et évitent tout litige potentiel.

Le décret stipule, par exemple, que les frais de gestion administrative de la copropriété ne peuvent pas être récupérés auprès du locataire, tandis que les frais d’entretien des équipements communs, comme l’ascenseur ou les espaces verts, peuvent l’être.

Il est important de calculer les charges locatives récupérables avec précision. Une mauvaise estimation peut entraîner des réclamations de la part du locataire, voire des litiges juridiques. Une estimation trop basse des charges peut entraîner des dépenses supplémentaires pour le propriétaire, tandis qu’une estimation trop élevée peut dissuader les locataires potentiels ou entraîner des remboursements annuels.

Pour les propriétaires, connaître exactement quelles charges sont récupérables et comment les calculer permet de fixer des provisions pour charges réalistes et de maintenir une relation de confiance avec leurs locataires. Cela passe par une bonne compréhension des dépenses réelles de l’immeuble et une communication claire et transparente avec les locataires sur les modalités de calcul et de régularisation des charges.

Les méthodes de calcul des charges locatives

Régime au réel

Le régime au réel est une méthode courante et souvent recommandée pour le calcul des charges locatives. Ce régime implique de demander au locataire une provision mensuelle pour les charges, basée sur les dépenses réelles de l'année précédente.

Le propriétaire collecte des provisions pour charges chaque mois. À la fin de l'année, il compare les provisions versées aux dépenses réelles engagées pour les charges récupérables. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le locataire doit régler la différence. Si elles sont supérieures, le propriétaire rembourse la différence au locataire.

Cette méthode est particulièrement recommandée pour les locations de logements vides. Elle nécessite une gestion précise et régulière des comptes pour éviter des écarts importants lors de la régularisation annuelle. Les propriétaires doivent garder toutes les pièces justificatives des dépenses pour une durée minimale de six mois après l'envoi du décompte des charges au locataire.

Régime forfaitaire

Le régime forfaitaire est une alternative au régime au réel, souvent utilisée pour les locations meublées ou les colocations. Dans ce régime, les charges sont fixées à l'avance et ne varient pas au cours de la période de location.

Le montant des charges est déterminé lors de la signature du bail et inclus dans le contrat de location. Ce montant reste fixe tout au long de la période de location et ne fait pas l'objet de régularisation en fin d'année. Il est essentiel de bien évaluer les charges avant de fixer ce montant pour éviter des contestations ultérieures de la part du locataire.

Ce régime simplifie la gestion des charges pour le propriétaire puisqu'il n'y a pas de régularisation à effectuer. Cependant, il s’agit de bien estimer les charges au départ. En cas de forte variation des charges réelles par rapport au montant forfaitaire, le propriétaire ou le locataire pourrait en subir les conséquences financières. Le régime forfaitaire est souvent apprécié pour sa simplicité et sa prévisibilité, mais il nécessite une évaluation rigoureuse des coûts potentiels.

La procédure de régularisation des charges

Étapes de la régularisation

La régularisation des charges permet de s'assurer que les provisions versées par le locataire correspondent aux dépenses réelles engagées par le propriétaire pour les charges récupérables. Voici les étapes à suivre pour une régularisation correcte :

• Collecte des provisions versées : Rassemblez les montants des provisions pour charges versées par le locataire chaque mois tout au long de l'année.

• Calcul des dépenses réelles : Utilisez le décompte des charges fourni par le syndic de copropriété pour identifier les charges réelles engagées. Ce document détaille l'ensemble des dépenses de l'immeuble et indique les montants récupérables.

• Comparaison des montants : Comparez les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le locataire doit régler la différence. Si elles sont supérieures, le propriétaire doit rembourser la différence au locataire.

Les obligations légales du propriétaire quant aux charges

Après l'envoi du décompte des charges au locataire, le propriétaire doit conserver les pièces justificatives des dépenses pendant une durée de six mois. Ces documents doivent être accessibles au locataire qui peut en demander la consultation.

Le décompte des charges doit être envoyé au locataire chaque année. Ce document détaille les provisions versées, les dépenses réelles et la régularisation effectuée.

Les calculs doivent être précis et transparents. Le propriétaire doit être en mesure de justifier chaque dépense et la manière dont les montants ont été calculés. En fonction des résultats de la comparaison des provisions versées et des dépenses réelles, un des trois scénarios mentionnés plus haut s’applique : En cas de provisions insuffisantes, le locataire doit régler la différence, tandis que s’il y a provisions excédentaires c’est le propriétaire qui est dans l’obligation de rembourser le locataire. Si les montants correspondent, pas de régularisation nécessaire.

• Provisions versées : Le locataire a versé 100 € de provisions pour charges chaque mois, soit un total de 1200 € pour l'année.
• Dépenses réelles : Le décompte des charges indique que les dépenses réelles s'élèvent à 1300 €.
• Régularisation : Le locataire doit payer la différence de 100 € pour couvrir les dépenses réelles.

Dans un autre cas :

• Provisions versées : Le locataire a versé 100 € de provisions pour charges chaque mois, soit un total de 1200 € pour l'année.
• Dépenses réelles : Le décompte des charges indique que les dépenses réelles s'élèvent à 1100 €.
• Régularisation : Le propriétaire doit rembourser 100 € au locataire.

Une communication claire et transparente est essentielle lors de la régularisation des charges. Informez le locataire dès que possible des résultats du décompte et des montants à payer ou à rembourser. Fournissez des explications détaillées et les justificatifs nécessaires pour assurer la compréhension et la confiance du locataire.

Comment calculer les charges d’un locataire : Exemple détaillé

Le propriétaire reçoit annuellement un décompte des charges de la part du syndic de copropriété. Ce document détaille les différentes dépenses de l’immeuble, incluant les charges récupérables.

Les charges récupérables, qui peuvent être répercutées sur le locataire, représentent généralement entre 70 et 80 % des charges totales de copropriété. En moyenne depuis 10 ans, le montant des charges oscille entre 28 € et 30 €/m² de surface habitable pour un logement moyen de 65 m². Avec une dépense moyenne de 28 € par m², les charges récupérables annuelles s'élèveraient à : 65 m² x 28 € = 1820 €.

En plus des charges de copropriété, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est récupérable sur le locataire. Si la TEOM est de 150 € (en moyenne dans les grandes villes), elle doit être ajoutée au montant des charges récupérables.

Supposons que les charges récupérables s’élèvent à 1820 € et que la TEOM est de 150 €. Le montant total des charges récupérables sera de 1820 € + 150 € = 1970 €.

Pour déterminer la provision mensuelle, divisez le montant total des charges récupérables par 12. Ici, la provision mensuelle serait de : 1970 € / 12 = 164,17€.

Cette provision mensuelle de 164,17 € sera ajoutée au loyer chaque mois. Par exemple, si le loyer hors charges est de 1000 €, le loyer charges comprises serait de 1164,17 €.

À la fin de l'année, le propriétaire devra comparer les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles. Supposons que les dépenses réelles sont finalement de 2000 € :

• Provisions versées par le locataire : 164,17 € x 12 = 1970 €
• Dépenses réelles : 2000 €
• Différence à régulariser : 2000 € - 1970 € = 30 €

Le locataire devra payer 30 € supplémentaires pour couvrir les dépenses réelles. À l'inverse, si les dépenses réelles étaient de 1950 €, le propriétaire devrait rembourser 20 € au locataire.