État des lieux numérique ou PDF à imprimer : Le guide facile & gratuit

Lors de la location d'un logement, l'état des lieux est une étape délicate qu’il est hautement déconseillé de négliger. Ce document contractuel obligatoire (depuis 2014) décrit en détail l'état du logement avant l'arrivée du locataire et après son départ, est indispensable pour prévenir et résoudre les éventuels litiges liés à la restitution du bien.

Bien réalisé, il permet de protéger les intérêts du propriétaire en établissant les responsabilités en cas de dégradations, et de garantir les droits du locataire en évitant les accusations injustifiées.

Avec ce guide facile, découvrez chaque étape d’un état des lieux meublé ou nu, efficace et complet. Vous pouvez télécharger et imprimer notre PDF ou l’utiliser en version numérique sur votre smartphone ou tablette.

Que vous soyez bailleur ou locataire, ce guide vous fournira des conseils pratiques et des informations juridiques pour ne rien oublier lors de l'état des lieux.

Qu'est-ce qu'un état des lieux ?

Un état des lieux est un document légal essentiel dans le processus de location d'un logement. Il s'agit d'une description détaillée de l'état du bien immobilier, réalisée à deux moments clés : à l'entrée du locataire (état des lieux d'entrée) et à sa sortie (état des lieux de sortie). Ce document permet de constater l'état général du logement, de ses équipements et de ses installations.

Depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR en 2014, la réalisation de l'état des lieux est devenue obligatoire pour toute location, qu'il s'agisse d'un logement meublé ou non.

Cette législation renforce la transparence et l'équité dans les relations locatives, et définit des critères précis pour la rédaction de ce document. Ainsi, l'état des lieux constitue une pièce maîtresse du contrat de location, à laquelle il doit être annexé.

L'état des lieux d'entrée est effectué au début du contrat de location, généralement le jour de la remise des clés. Il sert de référence pour évaluer l'état du logement lors de la fin du bail.

De son côté, l'état des lieux de sortie est réalisé lorsque le locataire quitte le logement. En comparant les deux documents, il est possible de déterminer les éventuelles dégradations survenues durant la période de location.

La loi ALUR (Loi pour l'Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) de 2014 a rendu obligatoire la réalisation de l'état des lieux pour toutes les locations, qu'elles soient meublées ou non. Selon cette loi, l'état des lieux doit être établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence et avec l'accord des deux parties, afin de garantir son impartialité et sa validité juridique.

En plus de son rôle de prévention des litiges, l'état des lieux protège les intérêts des deux parties :

• Pour le bailleur : il permet de prouver l'état initial du logement et de justifier les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie en cas de dégradations constatées.
• Pour le locataire : il assure que ce dernier ne sera pas tenu responsable des défauts ou dommages préexistants au moment de son arrivée, facilitant ainsi la restitution de la caution.

Un état des lieux bien réalisé est une garantie de transparence et d'équité pour les deux parties, contribuant à une relation locative sereine et sans surprises désagréables.

Pourquoi l'état des lieux est-il essentiel ?

1. Éviter les litiges : L'état des lieux permet de documenter l'état initial du logement. En cas de dégradations à la sortie du locataire, le bailleur peut se référer à ce document pour justifier les réparations nécessaires et éviter les conflits. À l’inverse, le locataire peut prouver qu'il a rendu le logement en bon état, conformément à ce qui était documenté lors de son entrée.
2. Prouver les dégradations : Si des dommages sont constatés lors de l'état des lieux de sortie, le bailleur peut prouver qu'ils sont survenus durant la période de location grâce aux descriptions détaillées faites à l'entrée. Si les dommages sont documentés dans l’état des lieux comme étant présents avant son arrivée, le locataire ne peut être tenu responsable de ceux-ci lors de la restitution du logement.
3. Récupérer les frais de réparation : En cas de dégradations constatées et prouvées, le bailleur peut légitimement retenir tout ou partie du dépôt de garantie pour couvrir les frais de réparation. Si le logement est restitué dans l'état décrit à l'entrée (en tenant compte de l'usure normale), le locataire peut récupérer l'intégralité de son dépôt de garantie. Sans état des lieux, il pourrait être injustement accusé de dommages qu'il n'a pas causés.

Comment réaliser un état des lieux efficace en 3 points ?

L'état des lieux doit être établi en présence du bailleur et du locataire, ou de leurs représentants. Les deux parties doivent être d'accord sur le contenu du document, et chacune doit signer l'état des lieux pour qu'il soit valide, tel que spécifié dans le Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux.

Si le bailleur et le locataire ne parviennent pas à s'entendre, ils peuvent faire appel à un tiers, comme un agent immobilier ou un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Ce dernier dresse un constat officiel, qui a une valeur juridique renforcée.

1. Réunir les éléments obligatoires à inclure dans l'état des lieux

Pour être complet et conforme aux exigences légales, l'état des lieux doit inclure les informations suivantes :

• Date de réalisation : Indiquer la date précise de l'état des lieux.
• Adresse du bien : Mentionner l'adresse complète du logement.
• Description du logement : Détail de chaque pièce, y compris les dépendances (cave, garage, etc.).
• Coordonnées des parties : Noms et adresses complètes du bailleur et du locataire.
• Relevés de compteurs : Relevés d'eau, d'électricité et de gaz pour éviter toute contestation future sur les consommations initiales.
• Nombre de clés remises : Préciser le nombre de clés et leur destination (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, etc.).
• Description détaillée des équipements et de leur état : Inclure une description pièce par pièce des équipements (revêtements de sols et murs, plafonds, mobilier dans le cadre d'une location meublée, etc.).
• Signatures : Chaque page doit être paraphée par les deux parties, et la dernière page doit être signée pour valider le document.

2. Faire preuve de précision et d’attention aux détails

Un état des lieux doit être détaillé et précis pour éviter toute ambiguïté. Utilisez des descriptions claires et spécifiques. Par exemple, au lieu d'indiquer "mur en bon état", précisez "mur blanc, quelques marques noires en bas à droite". La précision des descriptions permet de distinguer l'usure normale des dégradations.

Généralement, voici les termes utiliser pour juger de l’état des éléments du logement :

• Neuf (s’il s’agit d’un logement neuf ou remis à neuf, tous les équipements devraient tomber dans cette catégorie)
• Bon état (quasi-neuf mais avec des petits défauts, i.e marques sur un mur immaculé)
• État d’usage (état moyen ou passable traduisant de l’usage du temps, i.e peinture passée, parquet rayé à divers endroits...)
• Mauvais état (porte qui ferme mal, mur cloqué, lattes de parquet en moins...)

3. Joindre des documents annexes et conserver le tout

Il est recommandé de joindre des photos ou des vidéos à l'état des lieux. Ces éléments visuels fournissent des preuves supplémentaires de l'état du logement et peuvent être déterminants en cas de litige. Assurez-vous que les photos soient datées et qu'elles correspondent aux descriptions écrites.

Après la réalisation de l'état des lieux, chaque partie doit en conserver une copie. Le document doit être annexé au contrat de location pour être juridiquement valide. Il est également conseillé de conserver toutes les preuves liées à l'état des lieux (photos, relevés de compteurs) pendant toute la durée de la location.

La modification d’un état des lieux d’entrée après signature est possible, à condition que le locataire le fasse dans les 10 jours suivant la signature du document, ou pendant le premier mois de chauffage pour les équipements concernés.

Il doit formuler sa demande de manière précise et détaillée par lettre recommandée avec accusé de réception en joignant toutes les preuves utiles. En cas de refus du bailleur, il est possible de saisir la Commission Départementale de Conciliation et, en dernier recours, le tribunal.

Les coûts éventuels associés à l'état des lieux

Il peut arriver que réaliser un état des lieux engendre des frais, qui varient en fonction des méthodes et des parties prenantes impliquées. Voici un aperçu des différents coûts associés et des modalités de répartition de ces frais.

Lorsque l'état des lieux est réalisé à l'amiable entre le bailleur et le locataire, les coûts peuvent être partagés entre les deux parties de manière équitable.

Réalisation par un agent immobilier : Si un agent immobilier est mandaté pour réaliser l'état des lieux, des frais peuvent s'appliquer. La loi encadre ces frais de manière stricte :

• Partage des frais : Le coût total est partagé entre le bailleur et le locataire.
• Plafond de paiement : La part du locataire ne peut excéder 3€/m² de surface habitable.

Réalisation par un expert : Si un expert indépendant est engagé, les frais sont également partagés entre les deux parties, selon des modalités convenues d'avance.

En cas de désaccord entre le bailleur et le locataire, il peut être nécessaire de faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Le recours à un commissaire entraîne des frais fixes, qui sont déterminés par la loi et peuvent varier en fonction de la superficie du logement et de la complexité de l'intervention. Les frais d'intervention de ce professionnel sont partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire, indépendamment de l'issue du litige.

Voici quelques exemples concrets pour illustrer la répartition des frais :

Appartement de 40 m² : Si un état des lieux réalisé par un agent immobilier coûte 300 euros TTC :

• Le locataire paie 120 euros (3 euros x 40 m²).
• Le bailleur paie la différence, soit 180 euros.

Intervention d'un commissaire de justice : Pour un logement de moins de 50 m², les frais peuvent s'élever à environ 150 euros, partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire (75 euros chacun).

Le bailleur doit informer le locataire des éventuels frais liés à l'état des lieux lors de la signature du bail. Les coûts doivent être détaillés de manière transparente dans les documents contractuels et, si possible, confirmés par écrit.

Que faire en cas de litige(s) ?

Malgré une préparation minutieuse, des désaccords peuvent survenir entre le bailleur et le locataire concernant l'état des lieux. Si le propriétaire qui loue son logement refuse de réaliser l'état des lieux d'entrée, le locataire doit envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception pour formaliser sa demande. En l'absence de réponse ou de coopération, le locataire peut faire appel à un commissaire de justice pour établir un constat officiel.

Si le locataire refuse de participer à l'état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état. En cas de dégradations constatées à la sortie, le locataire sera tenu responsable et pourra être obligé de couvrir les frais de réparation.

Si l'une des parties refuse de réaliser l'état des lieux de sortie, il est possible de faire appel à un commissaire de justice. Les frais sont alors partagés à parts égales entre le bailleur et le locataire.

Avant d'engager des procédures judiciaires, il est bien sûr recommandé de tenter une conciliation. Le bailleur ou le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, une instance gratuite composée de représentants des deux parties. La commission tente de trouver un accord à l'amiable.

Une autre option est de faire appel à un médiateur spécialisé dans les litiges locatifs. La médiation est un processus volontaire et confidentiel qui vise à trouver une solution acceptable pour les deux parties.

En dernier recours, si la conciliation ou la médiation échoue, le litige peut être porté devant le tribunal judiciaire compétent. Cette démarche est souvent coûteuse et longue. Le juge des contentieux de la protection sera chargé de trancher le litige.

De manière générale, il est conseillé de :

• Encourager un dialogue ouvert
• Conserver tous les documents et preuves
• Chercher des solutions de compromis
• Faire un état des lieux détaillé et précis

En colocation, chaque colocataire doit signer l'état des lieux. En cas de départ d'un colocataire, il est recommandé de réaliser un état des lieux intermédiaire pour documenter les conditions actuelles.

Si l'une des parties ne peut être présente, une procuration peut être donnée à une personne de confiance pour la représenter. Assurez-vous que cette procuration est bien documentée et que le mandataire a une copie de celle-ci.